TVA la incasare pe e-Factura: cum marchezi corect in XML 2026

Sistemul TVA la incasare permite firmelor eligibile sa plateasca TVA-ul catre stat numai dupa ce incaseaza efectiv banii de la client, nu in momentul emiterii facturii. Acest sistem are reguli specifice pentru marcarea facturilor, inclusiv in format e-Factura XML.

Ce este TVA la incasare

TVA la incasare (cash accounting VAT scheme) este reglementat in Romania prin Ordinul 1503/2016 si Articolul 282 din Codul Fiscal. Firmele cu cifra de afaceri anuala sub plafonul legal pot opta pentru acest sistem. Plafonul este 4.500.000 RON cifra de afaceri anuala pana la 28 februarie 2026, 5.000.000 RON in perioada 1 martie 2026 - 31 decembrie 2026 (conform OUG 8/2026), urmand sa creasca la 5.500.000 RON de la 1 ianuarie 2027. Verifica intotdeauna valoarea actualizata pe anaf.ro.

Inscrierea in sistem este optionala si se face la ANAF prin Registrul contribuabililor care aplica sistemul TVA la incasare. Odata inscris, sistemul se aplica tuturor facturilor emise (cu exceptia celor catre persoane fizice si a facturilor de avans, cu regulile lor specifice).

Efectul principal: firma emitenta datoreaza TVA catre stat in luna in care incaseaza suma de la client, nu in luna in care emite factura. Acest lucru amelioreaza cash flow-ul pentru firmele care au termene mari de plata.

Cum marchezi in XML

In XML-ul e-Factura (UBL 2.1 conform CIUS-RO), marcarea TVA la incasare se face prin elementul PaymentTerms. Conform specificatiei CIUS-RO, nota din PaymentTerms este locul standard pentru aceasta indicatie:

<cac:PaymentTerms>
  <cbc:Note>TVA la incasare</cbc:Note>
</cac:PaymentTerms>

Aceasta structura este plasata la nivelul documentului (nu la nivelul liniei), dupa datele partilor si inainte de liniile de factura.

In plus, pe vizualizarea facturii (PDF-ul generat de ANAF si orice tiparire a facturii), textul "TVA la incasare" trebuie sa fie vizibil. Aceasta este o cerinta separata a Codului Fiscal, nu numai a specificatiei XML.

Obligatia legala pe factura

Articolul 319 alineatul 20 din Codul Fiscal impune ca facturile emise de firmele inscrise in sistemul TVA la incasare sa contina in mod explicit mentiunea "TVA la incasare". Aceasta mentiune trebuie sa apara:

• Pe factura tiparita sau in format PDF
• In XML-ul e-Factura, prin elementul PaymentTerms/Note

Omiterea acestei mentiuni este o eroare de conformitate. Cumparatorul nu este obligat sa astepte sa-si deduci TVA-ul, dar firma emitenta risca sanctiuni la control.

Obligatiile cumparatorului

Cand primesti o factura marcata "TVA la incasare", ai o obligatie importanta: nu poti deduce TVA-ul din acea factura decat in luna in care ai platit efectiv suma catre furnizor.

Concret:

• Daca primesti factura in luna 1 dar platesti in luna 3, deduci TVA in luna 3, nu in luna 1.
• Daca platesti partial, deduci proportional cu suma platita.
• Daca nu platesti deloc (factura ramane neplatita), nu poti deduce TVA-ul.

Aceasta regula exista tocmai pentru a alinia deducerea cumparatorului cu plata efectiva catre furnizor, care la randul lui plateste TVA catre stat numai la incasare.

In sistemele ERP si contabile, facturile marcate "TVA la incasare" trebuie tratate separat pentru calculul deductibilitatii TVA. Importul corect din XML e-Factura ajuta la automatizarea acestei distinctii.

TVA la incasare in Billyou

Billyou suporta modul TVA la incasare. Il activezi din setarile firmei cu un singur click. Dupa activare, Billyou adauga automat elementul PaymentTerms/Note cu valoarea "TVA la incasare" in fiecare factura emisa si include mentiunea vizibila pe PDF.

Nu trebuie sa iti amintesti sa adaugi manual aceasta mentiune pe fiecare factura. Billyou o aplica consistent pe toate facturile firmei, conform setarilor.

Poti incepe gratuit la app.billyou.ro/register.

Daca construiesti o integrare prin API-ul Billyou, trimite cashAccountingVat: true in payload. Billyou gestioneaza toata marcarea XML necesara.

Intrebari frecvente

Cine poate aplica sistemul TVA la incasare?

Firmele platitoare de TVA cu cifra de afaceri anuala sub plafonul legal (4.500.000 RON pana la 28 februarie 2026, 5.000.000 RON din 1 martie 2026 conform OUG 8/2026, 5.500.000 RON de la 1 ianuarie 2027). Firmele nou infiintate care prevad o cifra de afaceri sub plafon pot opta pentru sistem inca de la inregistrarea in scopuri de TVA.

TVA la incasare se aplica si facturilor catre persoane fizice?

Nu. Sistemul TVA la incasare se aplica numai facturilor B2B. Facturile emise catre persoane fizice (fara CUI) nu intra in sistem si TVA-ul aferent devine exigibil la data emiterii facturii, indiferent de incasare.

Pot emite facturi cu si fara TVA la incasare in aceeasi luna?

Odata inscris in sistem, il aplici tuturor facturilor care intra in sfera sa (facturi B2B catre clienti cu CUI). Nu poti alege factura cu factura. Exista exceptii legale specifice (facturi de avans, operatiuni scutite), dar in general sistemul se aplica uniform.

Ce se intampla daca ies din sistemul TVA la incasare?

Iesirea din sistem se face conform procedurii ANAF. Dupa iesire, facturile emise ulterior nu mai au marcarea TVA la incasare. Facturile emise in timp ce erai in sistem isi pastreaza regula originala pana la incasarea lor.