Stornare vs anulare factura — ce diferenta este si cum procedezi corect

Raspunsul scurt: anularea este posibila doar daca factura nu a ajuns la client (practic, imediat dupa emitere). Daca a ajuns la client sau a trecut timp, folosesti stornarea.

Ce este o stornare

Stornarea este emiterea unei facturi de corectie (numita si factura de stornare sau nota de credit) cu valori negative sau cu semnul minus, care anuleaza total sau partial o factura anterioara.

Factura de stornare face referire la factura originala (numar, data) si corecteaza erorile sau reflecta returul de marfa, reducerea de pret sau renuntarea la serviciu.

Contabil, stornarea nu sterge factura originala — ambele documente exista in evidentele tale si ale clientului. Suma neta dupa stornare este zero (stornare totala) sau valoarea redusa (stornare partiala).

Ce este o anulare

Anularea inseamna ca factura nu mai exista — se taie cu o linie rosie (in original) sau se sterge din sistemul de facturare daca nu a iesit din gestiune.

Anularea este posibila practic doar in ziua emiterii, inainte ca factura sa fie predata clientului. Daca ai transmis-o prin E-Factura la ANAF sau ai trimis-o clientului, nu mai poti anula — trebuie sa stornezi.

Din punct de vedere fiscal, o factura anulata nu exista. O factura stornata exista, dar efectul ei fiscal este zero (la stornare totala).

Cand stornezi vs. cand anulezi

Regula practica simpla:

• Factura emisa azi, gresita, clientul nu a primit-o si nu e in E-Factura: poti anula
• Factura transmisa prin E-Factura la ANAF: trebuie stornare (nu poti retrage din E-Factura)
• Factura trimisa clientului si confirmata: stornare obligatorie
• Client returneaza marfa partial: stornare partiala pentru valoarea returnata
• Serviciu anulat dupa facturare: stornare totala
• Eroare de pret, cantitate sau TVA pe o factura veche: stornare totala + refacturare corecta

Cum apar stornare in E-Factura

O factura de stornare se transmite la ANAF prin E-Factura exact ca orice alta factura B2B — in format XML RO-eFact, in maximum 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii de stornare.

In XML-ul de stornare trebuie sa specifici ca este o factura de corectie si sa faci referire la factura originala prin numarul si data acesteia. ANAF leaga automat stornarea de factura originala.

Daca nu transmiți stornarea prin E-Factura in termen, risti aceeasi amenda ca pentru orice factura B2B netransmisa: 15% din valoarea facturii de stornare, minimum 1.000 RON.

Exemplu concret: stornare partiala si totala

Exemplu stornare totala: ai emis factura FACT-00045 din 10 mai pentru servicii de consultanta in valoare de 5.000 RON + TVA. Clientul a anulat comanda. Emiti factura de stornare FACT-00046 cu valoarea -5.000 RON + TVA, cu mentiunea "stornare FACT-00045/10.05.2026". Transmiți prin E-Factura in 5 zile.

Exemplu stornare partiala: ai facturat 100 bucati la 50 RON/buc. Clientul returneaza 20 bucati. Emiti o factura de stornare pentru 20 x (-50 RON) = -1.000 RON. Factura originala ramane valida pentru restul de 80 bucati.

Concluzie

Stornarea este metoda corecta pentru corectarea facturilor deja emise sau transmise. Nu incerca sa stergi sau "anulezi" o factura din sistem dupa ce a ajuns la client sau in E-Factura — emite o factura de stornare si transmite-o prin E-Factura in termen.