Factura proforma — ce este, cand o folosesti si cum o emiti corect

Confuzia frecventa: multi cred ca proforma este o factura cu regim special. Nu este. Nu se inregistreaza in contabilitate, nu se transmite prin E-Factura si nu creeaza obligatii fiscale.

Ce este factura proforma

Factura proforma (sau proforma invoice) este un document emis inainte de livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor, care contine toate detaliile viitoarei tranzactii: produse, cantitati, preturi, TVA estimat.

Scopul ei este de a permite clientului sa verifice detaliile comenzii, sa obtina aprobari interne sau sa faca un avans. Odata confirmata si platita (daca se plateste avans), emiti factura fiscala.

Important: o proforma nu are serie de facturare obligatorie, nu se inregistreaza in jurnalul de vanzari si nu reprezinta o creanta contabila.

Diferenta fata de factura fiscala

Factura fiscala (conform art. 319 Cod Fiscal) este un document legal obligatoriu emis la livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor, care creeaza obligatii fiscale (TVA de virat, venit de declarat).

Factura proforma nu creeaza niciuna din aceste obligatii. Nu esti obligat sa o emiti si nu esti obligat sa o inregistrezi. Este un document de informare si negociere.

Comparatie rapida:

• Proforma: fara serie obligatorie, fara inregistrare contabila, fara E-Factura
• Factura fiscala: serie obligatorie, inregistrare contabila, E-Factura daca e B2B
• Proforma: nu se deduce TVA de client, nu se vireaza TVA de emitent
• Factura fiscala: TVA deductibil pentru client, TVA de virat pentru emitent

Cand folosesti factura proforma

Situatii in care proforma este utila:

• Livrezi dupa plata in avans si vrei sa soliciti avansul inainte de expediere
• Clientul are nevoie de o confirmare a pretului pentru aprobare interna sau licitatie
• Emiti o oferta comerciala detaliata inainte de confirmarea comenzii
• Livrare internationala unde importatorul are nevoie de proforma pentru vamuire
• Negociezi termenele sau produsele si nu vrei sa emiti factura fiscala pana nu e totul confirmat

Nu folosesti proforma daca livrarea a avut deja loc sau daca serviciul a fost deja prestat — in acel caz emiti direct factura fiscala.

Ce contine o factura proforma

Nu exista un standard legal strict pentru proforma, dar pentru a fi utila trebuie sa contina:

• Mentiunea "FACTURA PROFORMA" vizibila (pentru a nu fi confundata cu factura fiscala)
• Datele emitentului: denumire, adresa, CUI
• Datele clientului: denumire, adresa, CUI
• Data emiterii si termenul de valabilitate al ofertei
• Descrierea produselor sau serviciilor, cantitate, pret unitar
• TVA calculat (daca emitentul este platitor de TVA)
• Total de plata
• Cont bancar si termen de plata (daca soliciti avans)

Concluzie

Proforma este un instrument comercial util pentru solicitarea avansurilor si confirmarea comenzilor. Nu inlocuieste factura fiscala — dupa livrare sau prestare, emiti obligatoriu factura fiscala. Daca clientul este o firma, factura fiscala trebuie transmisa si prin E-Factura.