e-Factura B2C catre persoane fizice: cum o trimiti corect in 2026

Sistemul RO e-Factura a fost proiectat initial pentru tranzactii B2B, unde cumparatorul este o firma cu CUI valid. Insa de la 1 ianuarie 2025, obligatia s-a extins si la facturile catre persoane fizice. Provocarea este ca persoanele fizice nu au un cod de identificare fiscala in formatul asteptat de standard. Solutia, definita in specificatiile CIUS-RO, este folosirea a 13 cifre zero ca identificator de substitutie.

Ce este e-Factura B2C si de ce este diferita

O factura B2C (business-to-consumer) este o factura emisa de o firma catre o persoana fizica. In contextul e-Factura, diferenta fata de B2B este simpla: cumparatorul nu are CUI.

Standardul UBL 2.1 pe care se bazeaza CIUS-RO cere ca sectiunea AccountingCustomerParty sa contina un identificator pentru cumparator. In absenta unui CUI real, CIUS-RO prevede ca acest camp sa fie completat cu sirul 0000000000000, adica 13 cifre zero.

Un detaliu important: nu se foloseste prefixul "RO" in fata celor 13 zerouri. Nu se foloseste nici marcajul EXTERN, care este rezervat exclusiv pentru cumparatori straini fara CUI romanesc. Pentru persoanele fizice rezidente in Romania, country code-ul ramane "RO".

Cand este obligatorie e-Factura B2C

Obligatia de a transmite facturile B2C in sistemul RO e-Factura a intrat in vigoare la 1 ianuarie 2025, pentru toti operatorii economici persoane impozabile stabilite in Romania, indiferent daca sunt sau nu inregistrati in scopuri de TVA.

Sistemul a fost optional in perioada iulie 2024 pana la 31 decembrie 2024. Sanctiunile pentru netransmitere au inceput sa se aplice de la 1 iulie 2025.

Exceptie fac facturile simplificate, de exemplu bonurile fiscale care tin loc de factura, in cazul in care sunt permise legal.

Termenul de transmitere este de 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii, conform modificarilor aduse prin OUG 89/2025, in vigoare de la 1 ianuarie 2026. Inainte de aceasta data, termenul era de 5 zile calendaristice.

Amenzile pentru netransmitere B2C sunt 1.000-2.500 RON pentru contribuabili mici si persoane fizice, 2.500-5.000 RON pentru mijlocii si 5.000-10.000 RON pentru mari. Cota de 15% din valoarea facturii se aplica doar netransmiterii in B2B.

Cum completezi XML-ul pentru o factura B2C

Exista doua variante acceptate pentru campul RegistrationName: numele real al persoanei fizice sau textul generic "Persoana fizica". Ambele sunt valide. In practica, daca nu ai nevoie sa individualizezi factura, folosirea textului generic simplifica procesul.

InvoiceTypeCode ramane 380, ca la orice factura normala.

XML pentru factura B2C cu numele clientului:

<cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:Party>
    <cac:PartyTaxScheme>
      <cbc:CompanyID>0000000000000</cbc:CompanyID>
      <cac:TaxScheme>
        <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
      </cac:TaxScheme>
    </cac:PartyTaxScheme>
    <cac:PartyLegalEntity>
      <cbc:RegistrationName>Popescu Ion</cbc:RegistrationName>
      <cbc:CompanyID>0000000000000</cbc:CompanyID>
    </cac:PartyLegalEntity>
    <cac:PostalAddress>
      <cac:Country>
        <cbc:IdentificationCode>RO</cbc:IdentificationCode>
      </cac:Country>
    </cac:PostalAddress>
  </cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>

XML pentru factura B2C cu denumire generica:

<cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:Party>
    <cac:PartyTaxScheme>
      <cbc:CompanyID>0000000000000</cbc:CompanyID>
      <cac:TaxScheme>
        <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
      </cac:TaxScheme>
    </cac:PartyTaxScheme>
    <cac:PartyLegalEntity>
      <cbc:RegistrationName>Persoana fizica</cbc:RegistrationName>
      <cbc:CompanyID>0000000000000</cbc:CompanyID>
    </cac:PartyLegalEntity>
    <cac:PostalAddress>
      <cac:Country>
        <cbc:IdentificationCode>RO</cbc:IdentificationCode>
      </cac:Country>
    </cac:PostalAddress>
  </cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>

Cele doua elemente critice sunt:

• cbc:CompanyID in sectiunea PartyTaxScheme: exact 13 zerouri, fara prefix "RO"
• cbc:IdentificationCode in sectiunea Country: "RO" pentru persoane fizice rezidente in Romania

Nu adauga parametrul EXTERN=DA la apelul API catre ANAF. Acest parametru este exclusiv pentru cumparatori straini.

Ce se intampla cu factura dupa trimitere la ANAF

Dupa ce trimiti factura in sistemul RO e-Factura, aceasta este stocata de ANAF. Insa persoanele fizice nu au acces la Spatiul Virtual Privat (SPV) si nu pot vedea facturile care le sunt adresate prin sistem.

Prin urmare, obligatia de a pune factura la dispozitia clientului ramane la fel ca inainte: trebuie sa ii transmiti o copie PDF sau un exemplar tiparit, prin mijloacele obisnuite. Transmiterea in sistemul e-Factura este o obligatie fata de ANAF, nu un substitut pentru comunicarea cu clientul.

Clientul persoana fizica nu primeste nimic automat prin SPV. El primeste factura direct de la tine, asa cum a primit-o intotdeauna.

Rezolva cu Billyou

Billyou gestioneaza automat intreaga logica B2C. Cand creezi o factura si selectezi "persoana fizica" ca tip de cumparator, sistemul completeaza cei 13 zerouri in XML, seteaza corect country code-ul si trimite factura catre ANAF fara ca tu sa trebuiesti sa editezi nimic manual.

Poti introduce numele clientului sau poti lasa campul cu "Persoana fizica". Ambele variante sunt gestionate corect.

Daca integrezi prin API, transmite buyerType: "individual" in apel. Billyou construieste automat XML-ul corect. Documentatia completa este la billyou.ro/dev.

Incepe gratuit la app.billyou.ro/register.

Citeste si articolul despre e-Factura pentru PFA cu CNP si despre eroarea BR-07, care apare des in contextul facturilor B2C cu CUI completat gresit.

Intrebari frecvente

Trebuie sa trec CNP-ul persoanei fizice in factura?

Nu. CIUS-RO nu cere si nu permite folosirea CNP-ului ca identificator fiscal in XML-ul e-Factura. Folosesti 13 zerouri in locul CUI-ului. CNP-ul poate fi mentionat in campurile de text liber ale facturii daca ai nevoie pentru evidenta proprie, dar nu in campul CompanyID.

Pot folosi EXTERN=DA pentru o persoana fizica straina?

Da, dar numai daca persoana fizica este rezidenta in alta tara decat Romania. Pentru cetateni romani sau rezidenti in Romania, folosesti cei 13 zerouri si country code "RO", fara parametrul EXTERN. Pentru persoane fizice straine, folosesti EXTERN=DA si country code-ul tarii respective.

Clientul meu este o persoana fizica autorizata (PFA). Ce fac?

Un PFA are CUI propriu, chiar daca este o persoana fizica din punct de vedere juridic. Daca factura este catre PFA-ul in activitate, folosesti CUI-ul PFA, nu cei 13 zerouri. Cei 13 zerouri se folosesc exclusiv pentru persoane fizice fara nicio forma de inregistrare fiscala.

Ce amenda risc daca nu trimit facturile B2C in e-Factura?

Pentru netransmitere B2C, amenda este 1.000-2.500 RON pentru contribuabili mici si persoane fizice, 2.500-5.000 RON pentru mijlocii si 5.000-10.000 RON pentru mari. Cota de 15% din valoarea facturii se aplica doar netransmiterii in B2B. Sanctiunile pentru B2C se aplica de la 1 iulie 2025.

Clientul m-a sunat sa imi spuna ca nu gaseste factura in SPV. Ce ii raspund?

Ii explici ca persoanele fizice nu au acces la SPV si nu pot vedea facturile trimise prin sistemul e-Factura. Trebuie sa ii transmiti factura prin email, hartie sau alt mijloc direct. Obligatia ta de a-i pune factura la dispozitie nu s-a schimbat.