Cum emiti factura pe CNP in 2026: ghid complet pas cu pas

Pana la 1 iunie 2026, persoanele fizice care desfasoara activitati economice cu caracter de continuitate si nu sunt inregistrate ca PFA, II sau SRL au la dispozitie chitante si facturi pe hartie. Din 1 iunie, orice factura emisa catre o firma cu CUI trebuie transmisa in sistemul national e-Factura, exact ca pentru persoanele juridice. Identificatorul tau in XML va fi CNP-ul, nu un CUI. Articolul de fata explica regimul, pasii practici si erorile pe care sa le eviti.

Ce spune legea: termen 1 iunie 2026

Cadrul legal este dat de OUG 120/2021 privind sistemul national RO e-Factura, completata prin OUG 69/2024, OUG 52/2025, OUG 89/2025, OG 6/2026 si Ordinul presedintelui ANAF nr. 378/2026 (publicat in Monitorul Oficial nr. 250 din 31 martie 2026). Pentru persoanele fizice fara forma de organizare juridica, articolul 10 alineatul (1) prevede:

"Operatorii economici emitenti, persoane juridice si alte entitati, sunt obligati sa transmita facturile emise in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, indiferent daca destinatarii sunt sau nu inregistrati in Registrul RO e-Factura. Aceeasi obligatie revine, incepand cu 1 iunie 2026, persoanelor fizice care desfasoara activitati economice cu caracter de continuitate identificate prin codul numeric personal."

Textul integral este publicat in Monitorul Oficial si pe portalul anaf.ro, sectiunea Legislatie/RO e-Factura. Inainte de 1 iunie 2026, transmiterea este optionala pentru persoane fizice. Dupa aceasta data, devine obligatorie atat pentru facturile B2B cat si pentru cele B2C emise de persoane fizice cu CNP si de fermierii din regimul special. Termenul de depunere a Formularului 082 pentru cei cu activitate inceputa inainte de 1 iunie 2026 este 26 mai 2026.

Cine este obligat sa emita factura pe CNP

Esti vizat daca, fara sa fii inregistrat ca PFA, II sau SRL, obtii venituri din una sau mai multe dintre situatiile urmatoare si emiti factura catre o firma:

• Meditatii, cursuri online sau workshopuri facturate catre platforme sau companii.
• Inchirieri de imobile catre persoane juridice (chirii birou, depozit, locuinte de serviciu).
• Drepturi de autor pentru muzica, texte, software, fotografii, video.
• Colaborari cu agentii sau branduri (creatori de continut, influenceri, freelanceri ocazionali).
• Vanzari de produse sau servicii catre firme, in regim ocazional.

Daca cumparatorul este o persoana fizica fara CUI, factura intra de asemenea in sistem din 1 iunie 2026, ca tranzactie B2C transmisa prin e-Factura. B2C cu TVA este oricum obligatoriu in sistem din 1 ianuarie 2025, cu sanctiuni efective din 1 iulie 2025. Verifica intotdeauna statutul cumparatorului inainte sa emiti.

Daca emiti facturi recurente catre mai multi clienti firma, ANAF poate considera ca desfasori activitate economica cu caracter de continuitate si te poate solicita sa te inregistrezi ca PFA. Pragul nu este fix in lege, dar inspectorii verifica frecventa, valoarea si predictibilitatea veniturilor.

Ce ai nevoie inainte de prima factura

Trei lucruri trebuie aliniate inainte sa apesi butonul de Trimite:

1. Cont SPV activ. Spatiul Privat Virtual se obtine cu certificat digital calificat sau cu parola prin Formular 150. Procesul dureaza intre cateva minute si 30 de zile, in functie de metoda.
2. Inregistrare in Registrul RO e-Factura prin Formular 082. Formularul se depune online prin SPV. Pentru persoanele cu activitate inainte de 1 iunie 2026, termenul-limita de depunere este 26 mai 2026, conform Ordinului ANAF 378/2026. ANAF te include in registru in maxim 5 zile lucratoare.
3. O platforma de facturare conectata la ANAF sau certificat digital propriu pentru a transmite XML-ul CIUS-RO. Daca alegi sa folosesti o platforma autorizata precum Billyou, nu ai nevoie de token sau certificat.

Sfat practic: incepe procesul cu cel putin 14 zile inainte de prima factura. Daca lasi totul pe ultima saptamana din mai 2026, e foarte probabil sa ratezi termenul si sa intri in regim de amenda inca din prima zi.

Cum emiti factura pe CNP, pas cu pas

Acesta este fluxul standard pentru emiterea unei facturi pe CNP catre o firma cu CUI:

1. Inregistrezi-te in Registrul e-Factura cu Formular 082. Depui formularul in SPV, ca persoana fizica, cu CNP-ul tau. Inscrierea este obligatorie inainte de prima factura electronica si genereaza optiunea pentru transmiterea facturilor in sistemul national.
2. Activeaza accesul la SPV. Daca nu ai cont SPV, il deschizi pe spv.anaf.ro folosind Formular 150 (parola) sau certificat digital calificat. Fara SPV nu poti depune Formular 082 si nu poti consulta facturile primite.
3. Creeaza cont in Billyou si completeaza datele cu CNP. In setarile firmei alegi tipul de furnizor "Persoana fizica" si introduci CNP-ul ca identificator fiscal. Adresa, IBAN si numele complet apar automat pe factura.
4. Adauga clientul B2B cu CUI valid. Cumparatorul trebuie sa fie persoana juridica sau PFA cu CUI activ in registrul ANAF. Billyou verifica CUI-ul automat si completeaza denumirea, sediul si platitorul de TVA.
5. Emite factura si trimite-o in SPV automat. Completezi serviciile sau bunurile vandute, cota TVA daca e cazul, si dai click pe Trimite. Billyou genereaza XML-ul CIUS-RO valid si il transmite la ANAF in cateva secunde.
6. Verifica indexul de incarcare si raspunsul ANAF. In maxim 24 de ore primesti un index de incarcare si un raspuns ANAF. Daca factura este acceptata, primesti XML-ul semnat cu sigiliul Ministerului Finantelor. Daca este respinsa, vezi codul de eroare si retransmiti corectata.

In Billyou, intregul flux dureaza intre 30 si 90 de secunde dupa ce ai facut setarile initiale. Nu trebuie sa generezi XML manual, sa semnezi nimic si nu trebuie sa atingi vreodata SPV-ul pentru a trimite o factura.

Ce contine XML-ul cand furnizorul are CNP

Specificatia CIUS-RO accepta CNP-ul ca identificator de furnizor pentru persoane fizice neinregistrate fiscal. Diferentele fata de un XML obisnuit:

• cbc:CompanyID din PartyTaxScheme contine CNP-ul, cele 13 cifre, fara prefix "RO" si fara spatii.
• cbc:RegistrationName contine numele complet al persoanei fizice, asa cum apare in cartea de identitate.
• cac:PartyLegalEntity nu se completeaza cu numar de inregistrare la Registrul Comertului, ci se omite sau se foloseste valoarea conventionala stabilita de specificatia CIUS-RO.
• Cota TVA este "Z" (zero rated) sau "E" (exempt) daca persoana fizica nu este platitoare, deoarece nu emite TVA.

Exemplu de bloc AccountingSupplierParty pentru un furnizor persoana fizica:

<cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:Party>
    <cac:PartyName>
      <cbc:Name>Popescu Ion</cbc:Name>
    </cac:PartyName>
    <cac:PartyTaxScheme>
      <cbc:CompanyID>1800101123456</cbc:CompanyID>
      <cac:TaxScheme>
        <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
      </cac:TaxScheme>
    </cac:PartyTaxScheme>
    <cac:PartyLegalEntity>
      <cbc:RegistrationName>Popescu Ion</cbc:RegistrationName>
    </cac:PartyLegalEntity>
  </cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>

Daca generezi XML-ul manual sau printr-un alt sistem, valideaza-l intotdeauna pe portalul de validare ANAF inainte sa transmiti. O eroare in CompanyID sau in formatul CNP duce la respingere automata si la pierdere de timp.

Tutorial video: prima factura cu CNP in Billyou

Am inregistrat un tutorial video de 4 minute care arata exact pasii descrisi mai sus, de la depunerea Formularului 082 pana la confirmarea ANAF. Videoclipul este pus la dispozitie gratuit si poate fi vizionat fara cont.

Vezi tutorialul video pe YouTube sau vezi un demo interactiv pe billyou.ro/demo.

In tutorial sunt acoperite si situatiile speciale: ce faci daca CUI-ul cumparatorului apare ca inactiv, cum corectezi o factura respinsa cu eroarea BR-RO-020 si cum stornezi o factura deja transmisa.

Amenzi si termene de transmitere

Termenul de transmitere a facturii in e-Factura este de 5 zile lucratoare de la data emiterii, conform OUG 89/2025 (anterior, intre 1 iulie 2024 si 31 decembrie 2025, termenul a fost de 5 zile calendaristice). Acelasi regim se aplica si persoanelor fizice cu CNP de la 1 iunie 2026.

Sanctiunile pentru neconformare sunt prevazute in articolul 13^1 din OUG 120/2021:

• Netransmitere B2B: 15% din valoarea facturii, indiferent de marimea contribuabilului.
• Transmitere intarziata peste cele 5 zile lucratoare: 1.000-2.500 RON pentru contribuabilii mici si persoanele fizice, 2.500-5.000 RON pentru mijlocii, 5.000-10.000 RON pentru mari.
• Netransmitere B2C: 1.000-2.500 RON (mici/persoane fizice), 2.500-5.000 RON (mijlocii), 5.000-10.000 RON (mari).
• Lipsa inregistrarii in Registrul e-Factura prin Formular 082 nu te exonereaza de obligatie. Cumparatorul tau este obligat sa accepte numai facturi din sistem.

In plus, factura pe hartie sau PDF nu mai este deductibila pentru cumparator dupa 1 iunie 2026, daca esti obligat sa folosesti e-Factura. Asta inseamna ca firma careia ii facturezi nu mai poate sa-ti plateasca legal o factura emisa pe hartie. Practic, te scoate din piata.

Intrebari frecvente

Pot emite factura pe CNP fara sa am PFA?

Da. Codul Fiscal recunoaste persoana fizica drept emitent valid de factura pentru venituri din activitati cu caracter de continuitate sau ocazional. Identificatorul fiscal este CNP-ul. Nu este nevoie sa inregistrezi un PFA, II sau SRL pentru a emite factura legal.

De cand este obligatorie e-Factura pe CNP?

Din 1 iunie 2026, conform OUG 120/2021 modificata prin OUG 52/2025, OUG 89/2025, OG 6/2026 si Ordinul ANAF 378/2026. Pana atunci, transmiterea in sistem este optionala pentru persoane fizice. Dupa 1 iunie 2026, orice factura B2B sau B2C emisa pe CNP trebuie sa intre in sistem in maxim 5 zile lucratoare.

Imi trebuie certificat digital calificat?

Daca folosesti o platforma autorizata precum Billyou, nu. Platforma transmite facturile la ANAF prin propria infrastructura autorizata. Daca vrei sa transmiti direct prin SPV sau prin API ANAF, atunci da, ai nevoie de certificat digital calificat sau de cont SPV cu Formular 150.

Care este diferenta intre CNP si CUI in XML?

CNP-ul are 13 cifre si identifica persoana fizica. CUI-ul are 6-9 cifre si identifica entitatea economica. Ambele se completeaza in elementul cbc:CompanyID din PartyTaxScheme, dar formatul si lungimea difera. Pentru o persoana fizica fara CUI, in 2026 se foloseste CNP-ul.

Ce se intampla daca clientul refuza sa primeasca factura prin e-Factura?

Nu poate. Articolul 10 din OUG 120/2021 obliga si cumparatorul sa preia factura din sistem, indiferent daca este sau nu inregistrat in Registrul e-Factura. Refuzul nu produce efecte juridice. Tu iti respecti obligatia transmitand factura in sistem in cele 5 zile lucratoare.

Trebuie sa platesc TVA daca emit factura pe CNP?

Doar daca depasesti plafonul de inregistrare ca platitor TVA, care din 1 septembrie 2025 este de 395.000 lei pe an. Sub plafon, emiti factura cu cota Z (zero) sau E (exempt) si nu colectezi TVA. Veniturile se declara prin Declaratia Unica.