Autofactura cod 389 in e-Factura: cand si cum o emiti

Autofactura este un instrument legitim, dar rar inteles corect. Multi contabili il confunda cu factura de storno sau cu nota de credit. Diferenta esentiala: in autofactura, initiativa emiterii documentului apartine cumparatorului, nu vanzatorului. Vanzatorul nu emite nimic. Cumparatorul emite factura in locul sau.

Ce este autofactura

Autofactura (self-billing) este un document fiscal prin care cumparatorul emite factura in numele si pe seama vanzatorului. Din punct de vedere al continutului, factura descrie acelasi lucru ca o factura normala: o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cu valori, TVA si date de identificare. Diferenta este cine o emite.

In XML-ul UBL, codul de tip document pentru autofactura este 389, definit in standardul UNTDID 1001. Acest cod ii spune sistemului ANAF ca documentul este o autofactura, nu o factura obisnuita (380) sau o nota de credit (381).

In sectiunile XML, "vanzatorul" (AccountingSupplierParty) este entitatea care a livrat bunurile sau a prestat serviciile. "Cumparatorul" (AccountingCustomerParty) este entitatea care a emis efectiv fisierul XML si l-a trimis la ANAF.

Cand se foloseste autofactura

Autofactura apare in cateva situatii bine definite in practica economica romaneasca.

Achizitii agricole de la persoane fizice. Atunci cand o firma cumpara cereale, fructe sau alte produse agricole de la un agricultor persoana fizica sau de la un producator individual care nu are obligatia de a emite factura, firma cumparatoare emite autofactura. Aceasta este cel mai frecvent caz in Romania.

Agenti comisionari. In structurile de agentie unde agentul actioneaza in numele producatorului, autofactura poate fi instrumentul prin care se documenteaza tranzactia.

Anumite achizitii intracomunitare. In cazuri specifice de achizitii de bunuri din alte state membre UE, cumparatorul poate fi obligat sa emita autofactura.

In toate cazurile, baza este existenta unui acord scris intre cumparator si vanzator care autorizeaza mecanismul de self-billing.

Baza legala

Temeiul juridic in Romania este articolul 319 alineatul (17) din Legea 227/2015 privind Codul Fiscal. Textul prevede ca emiterea de facturi de catre beneficiar in numele si in contul furnizorului este permisa numai daca partile au convenit in prealabil printr-un acord scris.

Acordul trebuie sa stipuleze cel putin: partile implicate, perioada de valabilitate, categoriile de tranzactii acoperite si procedura de acceptare a facturilor de catre furnizor.

Furnizorul trebuie sa accepte fiecare factura emisa in numele sau. In practica, acceptarea se face de obicei implicit, prin lipsa obiectiei intr-un termen convenit.

XML si apelul API la ANAF

Structura XML a autofacturii este similara cu cea a unei facturi normale, cu doua diferente esentiale.

Prima diferenta: InvoiceTypeCode este 389, nu 380.

A doua diferenta: in apelul API catre ANAF pentru uploadul fisierului, CUI-ul folosit trebuie sa fie CUI-ul entitatii care genereaza efectiv fisierul, adica cumparatorul-emitent, nu vanzatorul. Desi in XML vanzatorul apare in sectiunea AccountingSupplierParty, autentificarea la ANAF se face cu credentialele cumparatorului, care este cel care depune documentul.

<!-- Autofactura: InvoiceTypeCode = 389 -->
<cbc:InvoiceTypeCode>389</cbc:InvoiceTypeCode>

<!-- "Vanzatorul" in XML este cel care a livrat bunurile/serviciile -->
<cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:Party>
    <cac:PartyLegalEntity>
      <cbc:RegistrationName>Agricultor Ion SRL</cbc:RegistrationName>
      <cbc:CompanyID>RO87654321</cbc:CompanyID>
    </cac:PartyLegalEntity>
  </cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>

<!-- "Cumparatorul" in XML este cel care emite efectiv fisierul XML -->
<cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:Party>
    <cac:PartyLegalEntity>
      <cbc:RegistrationName>Procesator Cereale SRL</cbc:RegistrationName>
      <cbc:CompanyID>RO12345678</cbc:CompanyID>
    </cac:PartyLegalEntity>
  </cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>

Cateva puncte tehnice de retinut:

• Vanzatorul (furnizorul real) apare in AccountingSupplierParty cu datele lui reale, inclusiv CUI-ul lui.
• Cumparatorul (emitentul efectiv al XML) apare in AccountingCustomerParty.
• Apelul de upload la API-ul ANAF se face cu token-ul / credentialele cumparatorului.
• Daca vanzatorul este o persoana fizica fara CUI (de exemplu, un agricultor), sectiunea AccountingSupplierParty se completeaza cu conventia pentru persoane fizice: 13 zerouri in CompanyID.

Autofactura cu Billyou

Billyou suporta emiterea de autofacturi cu cod 389. In interfata, selectezi tipul de document "autofactura" si completezi datele vanzatorului real. Sistemul genereaza XML-ul corect cu InvoiceTypeCode 389 si face apelul API catre ANAF cu credentialele contului tau, care este cumparatorul-emitent.

Nu trebuie sa te gandesti la ordinea sectiunilor sau la ce CUI se foloseste la upload. Logica este incorporata in sistem.

Daca integrezi prin API, transmite invoiceTypeCode: 389 si populeaza sectiunea supplier cu datele vanzatorului real. Documentatia completa pentru dezvoltatori este la billyou.ro/dev.

Incepe gratuit la app.billyou.ro/register.

Citeste si articolul despre eroarea BR-RO-020, care poate aparea in contextul documentelor cu structuri mai putin obisnuite precum autofactura.

Intrebari frecvente

Poate vanzatorul sa emita si el o factura pentru aceeasi tranzactie?

Nu. Autofactura inlocuieste factura vanzatorului pentru tranzactia respectiva. Daca vanzatorul emite si el o factura pentru aceeasi livrare, exista doua documente fiscale pentru aceeasi operatiune, ceea ce genereaza probleme la deducerea TVA si la declaratii. Acordul de self-billing trebuie sa prevada explicit ca vanzatorul nu va emite factura proprie.

Este nevoie de semnatura vanzatorului pe autofactura?

In format electronic, nu. Acordul prealabil scris dintre parti este cel care autorizeaza mecanismul. Autofactura in sine nu necesita o semnatura separata a vanzatorului, dar vanzatorul trebuie sa aiba posibilitatea de a o contesta daca datele sunt incorecte, in termenul stabilit in acord.

Cum facturez un agricultor persoana fizica fara CUI?

Daca vanzatorul este o persoana fizica fara CUI (de exemplu, un producator agricol individual), completezi sectiunea AccountingSupplierParty cu 13 zerouri in campul CompanyID, similar cu conventia pentru cumparatori persoane fizice. CUI-ul tau (al cumparatorului) se foloseste pentru autentificarea la ANAF.

Autofactura cu cod 389 intra in termenul de 5 zile lucratoare?

Da. Termenul de transmitere de 5 zile lucratoare de la data emiterii se aplica si autofacturilor. Data "emiterii" este data pe care o treci in document, adica data tranzactiei sau data la care cumparatorul emite documentul.